Αν αναλογιστεί κανείς πόσος χρόνος από την καθημερινότητά μας αναλώνεται σε συσκέψεις θα καταλάβει την ανάγκη να είναι αυτές οι συσκέψεις παραγωγικές και σύντομες. Έρευνες δείχνουν πως οι περισσότερες εταιρίες ξοδεύουν πάρα πολύ χρόνο για συναντήσεις. Η λύση βέβαια δεν είναι να καταργηθούν οι συσκέψεις, αλλά να σκεφτούμε τρόπους να γίνει πιο αποδοτικός ο χρόνος που ξοδεύουμε σε αυτές. Η Κατερίνα Μάνου- Γενική Διευθύντρια της Regus για τα Βαλκάνια προτείνει πέντε τρόπους για να γλυτώσετε χρόνο και να γίνουν οι συναντήσεις σας περισσότερο παραγωγικές.
1) Προγραμματίστε και μοιραστείτε τα θέματα υπό συζήτηση.
Τα αποτελέσματα σχετικής έρευνας που διενεργήθηκε από τη Regus, την εταιρεία που κατέχει ηγετική θέση στην παροχή λύσεων εργασίας, δείχνουν ότι το 63% των συσκέψεων πραγματοποιείται χωρίς προγραμματισμένη ατζέντα. Για να αποφύγετε αυτό το λάθος ορίστε τους στόχους σας – ποιό θέλετε να είναι το αποτέλεσμα του meeting – και τη θεματολογία που θα σας οδηγήσει στο στόχο. Ενημερώστε από πριν όλους τους εμπλεκόμενους. Για συσκέψεις ιδιαίτερα περιορισμένου χρόνου, σημειώστε πόσο χρόνο θέλετε να διαρκέσει κάθε θέμα και έχετε κοντά σας ένα ρολόι ώστε, αν χρειασθεί, να κλείνετε κάθε θέμα όταν πρέπει.
2) Σκεφθείτε από πριν την προσέγγισή σας.
Η προσέγγισή σας όταν προεδρεύετε σε μια συνεδρίαση πρέπει να αντανακλά τόσο τους συμμετέχοντες όσο και τους στόχους σας. Για παράδειγμα, στην Apple και στη Google πρώτα διασφαλίζεται ότι κάθε ένας έχει μια ξεκάθαρη υπευθυνότητα σε κάθε σύσκεψη ώστε να μοιράζεται η ανάληψη ευθυνών. Ως διοργανωτής μπορείτε να θέσετε κάποιους βασικούς κανόνες. Ο τρόπος ομιλίας παίζει ρόλο-κλειδί στον καθορισμό του ύφους της σύσκεψης, – χρησιμοποιείστε θετικές, ανοιχτές εκφράσεις και αποφύγετε τη χρήση όρων της καθομιλουμένης καθώς και τη λέξη «όχι» ώστε ο καθένας να αισθάνεται ότι η συμμετοχή του έχει αξία.
3) Υποκινήστε την εξ’ αποστάσεως συμμετοχή.
Η έρευνα της Regus έδειξε ότι το 54% των εργαζόμενων δουλεύουν εξ’ αποστάσεως για δυόμιση ή και παραπάνω ημέρες κάθε εβδομάδα. Εάν ο τρόπος που οργανώνετε τη σύσκεψη δεν επιτρέπει τη συμμετοχή εξ’ αποστάσεως, περιορίζετε πολύ τον αριθμό των συμμετεχόντων. Ευτυχώς, σήμερα είναι πιο εύκολο από ποτέ να συμμετάσχει κάποιος εξ’ αποστάσεως κυρίως λόγω δυνατότητας που παρέχουν τα διαδικτυακά μέσα επικοινωνίας. Το Skype χρησιμοποιείται από το 60% των εργαζόμενων, αλλά θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας κάποιες τοπικές παραλλαγές. Για παράδειγμα, το 98% των ερωτηθέντων Κινέζων χρησιμοποιούν το WeChat ενώ το 70% των Ιαπώνων χρησιμοποιούν το LINE.
4) Καλύψτε τις ανάγκες όσων είναι στο τραπέζι της σύσκεψης.
Ο σχεδιασμός ενός άνετου χώρου για την πραγματοποίηση της σύσκεψης είναι σημαντικός για όσους έρθουν να συμμετάσχουν. Όχι μόνο θα τους μείνει μια καλή εντύπωση, αλλά με το να τους παρέχετε κάτι σωστό να φάνε και να πιούνε μπορεί να αυξήσετε τόσο την προσοχή τους όσο και την απόδοσή τους. Τα σνακ ολικής άλεσης, για παράδειγμα, παρέχουν ενέργεια, το νερό βοηθάει στη συγκέντρωση ενώ το μύρτιλο και η μαύρη σοκολάτα ενισχύουν τη διαύγεια των συμμετεχόντων.
5) Εκμεταλλευθείτε την τεχνολογία.
Η Regus εξειδικεύεται στη δημιουργία φυσικών και εικονικών χώρων για τις συναντήσεις σας, αλλά η προετοιμασία και το follow up είναι εξίσου σημαντικοί παράγοντες και πρέπει να γίνουν από εσάς. Μοιραστείτε τις παρουσιάσεις και τα έγγραφα πριν από κάθε σύσκεψη ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να προσθέσουν τις σημειώσεις τους και να έχουν άμεση πρόσβαση σε ό,τι χρειάζονται. Χρησιμοποιήστε κάποιο από τα εργαλεία που παρέχει η τεχνολογία – η έρευνα έδειξε ότι το 50% των εργαζόμενων χρησιμοποιεί το Google Drive ενώ το 63% το Dropbox.
Τέλος, διασφαλίστε ότι έχετε θέσει συγκεκριμένα deadlines και συγκεκριμένες ενέργειες που πρέπει να κάνει κάθε ένας μετά τη σύσκεψη.
