Ο συνεδριακός τουρισμός αποτελεί έναν πολλά υποσχόμενο τομέα εναλλακτικού τουρισμού, ενώ διατηρεί αναμφισβήτητα μεγάλο περιθώριο ανάπτυξης στην Ελλάδα. Παράλληλα, όλοι οι ενδιαφερόμενοι φορείς και επιχειρηματίες έχουν συμφωνήσει επανειλημμένα στο παρελθόν επί της ανάγκης ορθολογικής και αποτελεσματικής ανάπτυξης του συγκεκριμένου τομέα, με τελευταίο δείγμα την ευρεία σύσκεψη που πραγματοποιήθηκε για τον συνεδριακό τουρισμό υπό την προεδρεία του υφυπουργού Πολιτισμού και Τουρισμού1, που στόχο είχε την επιτάχυνση των διαδικασιών που αφορούν στην ανάπτυξη του. Σε μία χώρα όπως η Ελλάδα άλλωστε, όπου ο τουρισμός αποτελεί στρατηγικό πλεονέκτημα και λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τη στροφή της διεθνούς αγοράς στις μορφές θεματικού τουρισμού, η δυναμική που μπορεί δυνητικά να προσφέρει ο κλάδος ως συμπληρωματικός μοχλός ανάπτυξης, είναι ορατή.
Παράλληλα, ο τομέας του συνεδριακού τουρισμού χαρακτηρίζεται από τις αυξημένες ανάγκες του για οργάνωση, συντονισμό αλλά και αυτοματοποίηση προκειμένου να επιτευχθεί η άμεση ανταπόκριση στα αιτήματα των πελατών, η εξοικονόμηση χρόνου, η μείωση του διαχειριστικού κόστους και η αύξηση της αποτελεσματικότητας των επιχειρήσεων του κλάδου. Οι επιχειρήσεις οι οποίες δραστηριοποιούνται στον τομέα του συνεδριακού τουρισμού, καθημερινά λαμβάνουν πληθώρα πληροφοριών από τους πελάτες, τους συνεργάτες αλλά και τους προμηθευτές τους, οι οποίες χρειάζεται να είναι άμεσα αξιοποιήσιμες. Από το σημείο αυτό πηγάζει και η ανάγκη, η πληροφορία να υπάρχει κεντρικά και να είναι άμεσα διαθέσιμη για τους αρμόδιους, διευκολύνοντας την οργάνωση, τη συνεργασία των ομάδων, την ασφάλεια αλλά και τη διοίκηση.
Ένα κλασσικό παράδειγμα των ανωτέρω, αποτελεί η πρόκληση για βελτίωση του τρόπου διαχείρισης των αιτημάτων και φακέλων προσφορών τόσο για δυνητικούς όσο και για υφιστάμενους πελάτες. Προς αυτή την κατεύθυνση, η χρήση λύσεων και εφαρμογών πληροφορικής, έχει αποδειχτεί ιδιαίτερα αποτελεσματική για την αντιμετώπιση των παραπάνω προκλήσεων.
Η Data Communication, έχει συνεργαστεί με επιτυχία με επιχειρήσεις του κλάδου για την εγκατάσταση και παραμετροποίηση του Microsoft Dynamics CRM. Παραδοσιακά, με ένα σύστημα CRM, η επιχείρηση μπορεί να κατανοήσει καλύτερα τους πελάτες της, τις προτεραιότητες και τις ανάγκες τους, να διαμορφώσει και να συστηματοποιήσει την πολιτική και την επικοινωνία μαζί τους, να υποστηρίξει και να οργανώσει αποτελεσματικότερα τις πωλήσεις της μειώνοντας τα κόστη, να βελτιώσει την παροχή υπηρεσιών και εξυπηρέτησης, αλλά και να ταξινομήσει αποτελεσματικά το πλήθος της πληροφορίας που συγκεντρώνει σχετικά με τον ανταγωνισμό, την αγορά κτλ, διαμορφώνοντας μία πληρέστερη εικόνα για τον κλάδο τον οποίο και εξυπηρετεί.
Επιπλέον όμως, με την παραμετροποίηση τη λύσης και την προσαρμογή της ώστε να ανταποκρίνεται πλήρως στις ιδιαιτερότητες και τις ανάγκες της αγοράς συνεδριακού τουρισμού μεγιστοποιείται η αξία της επένδυσης ενώ βελτιστοποιείται και η αξιοποίηση των δυνατοτήτων που παρέχει. Αναλυτικότερα, η προ-παραμετροποίηση της λύσης περιλαμβάνει την διαχείριση ολόκληρου του κύκλου εργασίας ενός φακέλου αιτήματος πελάτη, από την ενημέρωση (briefing), τις προσφορές, την μοντελοποίηση και ανάλυση των υπηρεσιών και την ταξινόμησή τους σε συμβόλαια και προ-τιμολόγια, την αποτύπωση των οικονομικών όρων back-to-back με όλους τους συναλλασσόμενους – και όλα με πολλαπλές αναλύσεις και ομαδοποιήσεις. Επιπλέον, προσφέρει στην επιχείρηση μία σειρά αυτοματισμών οι οποίοι διευκολύνουν τους χρήστες στην οργάνωση της καθημερινότητας και της συνεργασίας τους (πλήρης ενσωμάτωση με το Microsoft Outlook, ανάθεση εργασιών, υπενθυμίσεις, πρωτοκόλληση αλληλογραφίας κλπ) και παρέχει ποικιλία αναφορών τόσο για τον πελάτη όσο και για τις εσωτερικές πληροφοριακές ανάγκες της επιχείρησης. Επί της ουσίας, η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα να ενοποιεί και να συντονίζει όλες τις διαδικασίες της επιχείρησης προκειμένου να μετασχηματίσει τις απαιτήσεις του πελάτη σε μία επιτυχή πρόταση, γρήγορα και μεθοδευμένα.
Ως αποτέλεσμα, τα σημαντικά οφέλη τα οποία μπορεί να προσφέρει το Microsoft Dynamics CRM σε επιχειρήσεις του κλάδου αφορούν αφενός την κεντρική διαχείριση της πληροφορίας και των διαδικασιών και αφετέρου την παραγωγικότητα και την ταχύτητα ανταπόκρισης της εταιρίας στα αιτήματα των πελατών της. Με τη εφαρμογή της λύσης, οι απαραίτητες πληροφορίες είναι άμεσα ανακτήσιμες και διαμοιράσιμες, ενώ οι πελάτες εξυπηρετούνται αποτελεσματικότερα και με μεγαλύτερη ταχύτητα και ευελιξία.
